* Digitalizáciu údajov z odpovedných kupónov nerobíme priamo do MS Excelu – to nie je dostatočne spoľahlivý softvérový prostriedok pre tieto účely.
* Dáta z kupónu prepisujeme do naprogramovaného dotazníka v našej SW aplikácii, kde sú definované povinné a nepovinné polia s kontrolou úplnosti ich vyplnenia. Až keď sú zapísané všetky kupóny, vyexportujeme dáta do všeobecne používaného MS Excelu, kde je urobená ešte finálna optická kontrola dát
* Okrem toho, MS Excel neumožňuje zdieľať jednu databázu viacerými ľuďmi naraz a teda ani urýchľovať nahodenie využitím podobných výrazov.
* Tiež je potrebné myslieť na zálohovanie dát automaticky po každom zápise. Preto špeciálne programové vybavenie je nevyhnuté pre profesionálne spracovanie kupónov.
„Ako rýchlo dokážete zdigitalizovať moje kupóny?“
* Hodinový výkon dokážeme regulovať počtom operátorov, ktorých na digitalizáciu nasadíme.
* Ak napr. jeden operátor nahodí jeden kupón za minútu, potom napr. 10 operátorov za jeden deň nahodí cca 5000 kupónov, 20 operátorov 10000 kupónov.
„Nie je nahodenie jedného kupónu za minútu nejako dlho?“
* Jedna minúta bol len príklad. Záleží na tom, či ide len o digitalizáciu mena a adresy, alebo aj o nahodenie nejakých otázok. Vždy vopred urobíme časovú vzorku a z nej stanovíme cenu.
* Okrem toho, celá digitalizácia väčšinou pozostáva z viacerých fáz spracovania.
„Aké fázy spracovania pri digitalizácii máte na mysli?“
* Zásielky z P.O.Boxu najskôr prejdú triedením, lebo do jedného P.O.Boxu tomu istému klientovi môže chodiť aj viac druhov odpovedí.
* Obálky treba otvoriť a skontrolovať platnosť došlej pošty v zmysle pravidiel napr. spotrebiteľskej súťaže.
* Potom nasleduje viac alebo menej časovo náročný vlastný zápis dát.
* Zapísané kupóny dostávajú poradové číslo, aby ich bolo možné priradiť k záznamu z databázy – napr. ak podpisom bol daný súhlas k použitiu údajov, je to zo zákona nutné.
* Odpovedné kupóny treba archivovať do krabíc alebo vriec a tie treba označiť. Napokon vám ich dovezieme po ukončení digitalizácie aj s CD s nahodenými dátami.
